Pegasus Robotik Süreç Otomasyonuyla Verimliliği ve Operasyonel Mükemmeliyeti Artırdı

32Bit

IBM'in Robotic Process Automation with Automation Anywhere Çozümüyle Pegasus'un İş Süreçlerini Robotlara Taşıyor

IDC Görüşü

Avrupa, Afrika, Orta Doğu ve Hindistan alt kıtasındaki destinasyonlara havayoluyla beş saat uzaklıktaki Türkiye, son derece jeostratejik bir konuma sahiptir. Bu avantajı sayesinde Türkiye'de son on yılda havacılık sektöründe önemli bir büyüme kaydedilmiş, güçlü markalar ortaya çıkmıştır.

Pegasus, kısa ve orta mesafeli uçuşlarıyla noktadan noktaya hizmet veren Türkiye’nin düşük maliyetli havayolu şirketidir. Fiyatları düşük tutarken üstün kalitede hizmet verme baskısı, düşük maliyetli bir havayolu şirketini yönetmenin en zorlu yönüdür. Bu zorluk ancak inovasyonla ve operasyonlarda teknolojinin kullanımıyla aşılabilir. 

Havacılık sektörü gibi çok karmaşık ve çok çeşitli operasyonları yöneten şirketler; gelişmiş planlama yetkinlikleri edinmek ve operasyonel mükemmeliyete ulaşmak için robotik süreç otomasyonunu (RPA) kullanmayı değerlendirmelidir. RPA'nın bu kurumlara şu alanlarda yararı olabilir:

• İş süreçlerinin iyileştirilmesi
• Veri bütünlüğünün ve tutarlılığının artırılması
• Düşük değere sahip iş süreçlerine harcanan zaman ve çabanın katma değeri daha yüksek hizmetlere yönlendirilebilmesi 
• Operasyonel iş yüklerinin önemli ölçüde azaltılması, böylelikle doğrudan maliyet azaltımı sağlanması
• Çalışanların gündelik, tekrarlayan görevlerden kurtarılmasıyla çalışan memnuniyetinin artırılması
• RPA ile yapay zekayı (AI) birleştiren girişimleri desteklemesi için altyapının geliştirilmesi, AI destekli optik karakter tanıma (OCR) teknolojilerinin geliştirilmesi, uçtan uca iş süreçlerinin otomatik hale getirilmesi

IDC, büyük ölçekli operasyonlara sahip şirketlerin otomasyon projelerini nasıl uyguladıklarına ilişkin içgörü elde etmek için, Türkiye'nin en büyük düşük maliyetli havayolu şirketi ve ülkenin de ikinci en büyük havayolu şirketi olan Pegasus'un Kurumsal Çözümler Müdürü ile görüştü. 

Pegasus yakın zamanda otomasyon çözümü sağlayıcısı olarak IBM RPA with

Automation Anywhere'i, uygulama ortağı olarak da 32bit’i seçti. 32bit 2004'ten beri IBM'in Dijital İş Otomasyonu ürün grubunda bir IBM Gold Çözüm Ortağıdır.

 

Bu IDC Başarı Hikayesi'nde:

Bu IDC Başarı Hikayesi, 32bit'in Pegasus'un süreç otomasyonu gerekliliklerini karşılamak için IBM'in RPA with Automation Anywhere çözümünü nasıl uyguladığını ele almaktadır. Pegasus IBM'in RPA with Automation Anywhere çözümünü kullanarak süreçlerinin pek çoğunu robotlara taşımış; tekrarlayan gündelik görevleri de otomatik hale getirmiştir. Son bölümde IDC, RPA projeleri uygulamak isteyen şirketler için rehber niteliğinde tavsiyeler sunmaktadır. 

Durum Özeti

Organizasyona Genel Bakış

Pegasus, kısa ve orta mesafeli uçuşlarıyla noktadan noktaya hizmet veren Türkiye’nin düşük maliyetli havayolu şirketidir. Merkezi İstanbul Sabiha Gökçen Havalimanı'nda olan ve bu havalimanıyla neredeyse özdeşleşen Pegasus; 83 uçaktan oluşan filosuyla 77'si uluslararası 112 destinasyona uçan Türkiye'nin ikinci en büyük havayolu şirketidir. Pegasus Borsa İstanbul'da işlem görmektedir ve hisselerinin %34,5'i halka açıktır.

Maliyetlerin, fiyatların ve diğer iş dinamiklerinin yoğun kontrol altında olduğu bir sektörde, düşük maliyetli bir havayolu şirketi yönetmenin üç gerekliliği vardır: ekstra hizmetler için ücret almak (uçak bileti ücretlerine ek olarak), müşterilerin self-servis teknolojilere erişebilmesini sağlamak ve teknolojiden faydalanarak gelişmiş planlama ve üstün optimizasyon yetkinliklerine sahip olmak. Bu gereklilikleri yerine getirmek ve Türkiye'nin dijital havayolu şirketi olma vizyonunu gerçekleştirmek isteyen Pegasus, operasyonel mükemmeliyete ulaşmak, maliyetleri azaltmak ve müşterilerine daha iyi hizmet sunabilmek amacıyla bir dijital dönüşüm süreci (DX) başlatmıştır. Ana hatlarıyla bu dijital dönüşüm çerçevesi; AI ve RPA gibi inovasyon hızlandırıcıların kullanımını, uygulama ve yazılımların entegre edilmesini ve operasyonlarda çevikliğe odaklanılmasını içeren çoklu ve eş zamanlı projelerden oluşmaktadır. 

Pegasus'un DX stratejisi, Türkiye havacılık sektörü standartlarına kıyasla oldukça olgunlaşmış düzeydedir. Ancak eski sistemlerin varlığı, geniş BT sağlayıcıları ekosistemi ve pek çok sistemin ve uygulamanın entegre edilmesi gerekliliği, RPA gibi yenilikçi teknolojiler tarafından aşılması gereken zorluklar arasındadır. Bu yüzden RPA Pegasus'un DX çabalarının tam kesişim noktasında bulunmakta ve giderek daha fazla ön plana çıkmaktadır.  

Robotik Süreç Otomasyonuna (RPA) Genel Bakış

Türkiye'de RPA'nın benimsenme ve olgunluk düzeyleri henüz başlangıç aşamasında olmasına rağmen, son kullanıcılar büyüyen bir pazarı temsil eden bu teknolojiye yönelik yüksek bir farkındalığa sahiptir. RPA'nın benimsenmesi, karmaşık operasyonların ve devasa işlem hacimlerinin yönetildiği bankacılık ve sigorta sektörlerinde daha yüksek düzeydedir. Finans sektörü dışında büyük finansal ve maliyet kontrol operasyonları olan ve insan hatasına açık süreçlere sahip şirketler de Türkiye'de RPA'ya daha hızlı geçiş yapacaktır.  

Türk şirketleri açısından RPA'yı çekici kılan özellik, maliyetlerde düşüş sağlama potansiyelidir. Bu şirketler, her ne kadar kavram kanıt aşamasında performansı ve değeri kanıtlanmış olsa da ilk aşamada RPA teknolojisine temkinli yaklaşmakta, gerçek yaşamdaki etkisini gözlemlemeyi talep etmektedirler. Bu sebeple RPA girişimleri genellikle bir veya iki robotla başlamakta, sonra robot sayıları ilk robotların kapasitesi tam kullanıldığında ve ek kapasite gerektiğinde artırılmaktadır. 

Türkiye'deki BT ortamlarının son derece entegre ve bütünleşik yapısı nedeniyle, ülkedeki RPA kullanımı hala diğer ülkelerden geridedir. Bu nedenle bu sistemleri RPA ile entegre etmeye daha az ihtiyaç duyulmaktadır. Buna rağmen robotların hızı, hatasız olmaları, güvenliği artırması ve daha hızlı bir öğrenme eğrisine sahip olması nedeniyle, RPA Türkiye'de operasyonel mükemmeliyete sahip olmak isteyen son kullanıcılar açısından uygulanabilir ve çekici bir teknoloji çözümü haline gelmektedir. 

Teknik açıdan Türkiye'deki şirketler RPA çözümlerini ilk olarak kullanıcı dostu olup olmamaları açısından değerlendirmektedir. Alıcılar, kullanıcılardan BT deneyimi veya geliştiricilerden gömülü kodlama (hard coding) gerektirmeyen çözümleri tercih etmektedir. İkinci olarak tüm nesne türlerini ve ekranları okuyabilme becerisi aramaktadırlar. Son olarak da otomasyonlu süreçlerin ölçeklendirilebilmesi (sayı ve karmaşıklık açısından) RPA sistemlerinden beklenen önemli teknik özelliklerdendir.  

Zorluklar

Havacılık sektöründeki şirketler çok karmaşık ve çok çeşitlilikte operasyonlar yönetmektedir. Düşük maliyetli bir havayolu şirketinin etkin yönetilebilmesi; değer katmayan tüm faaliyetlerin azaltılması, planlama ve operasyonlarda insan hatalarının azaltılması ve gündelik ve tekrarlayan görevlerin azaltılması gibi ek zorluklar getirmektedir. Buna göre Pegasus'un RPA uygulamaktaki temel hedefleri şunlardır:

• Tekrarlayan ve rutin operasyonel süreçlerin robotlara taşınması  
• Görevleri robotlara devredilerek zaman kazandırılan çalışanların bu zamanı katma değeri daha yüksek görevlere ve operasyonlara ayırması  
• İnsan hatalarının mümkün olduğunca en aza indirilmesi 

Pegasus'un RPA uygulaması öncesi ve sırasında yaşadığı teknik zorluklar arasında BT uygulamalarının ve iş süreçlerinin B2B portaller, eski sistemler ve IATA gibi düzenleyici kurumların portalleriyle entegre edilmesi bulunmaktadır.

Uygulamaya ilişkin zorluklar ise süreçlerin tanımlanması ve analizi, robotlar tarafından entegre edilen yazılım ve uygulamalarla ilgili halihazırda var olan sorunlar, iş kollarından (LoB) ve çalışanlardan gelen direnç ve robotlar için kullanıcı izinlerinin oluşturulması olmuştur.

Çözüm

Pegasus'un vizyonu "Türkiye'nin dijital havayolu şirketi olmak"tır, bu bağlamda filosunu büyütmek, hedef destinasyon ve yolcu sayısını artırmak için yatırımlar yapmaktadır. Bu vizyonu ve büyümeyi gerçekleştirmek için düşük maliyetli bir havayolu şirketinin teknoloji ve inovasyondan destek alması gerekir. Pegasus'un uyguladığı ilk inovasyon hızlandırıcıların biri de RPA olmuştur.

RPA suitlerinin başlangıç değerlendirmesi aşamasında Pegasus, çözümlerin teknik özelliklerine ve uygulama kolaylığına, aynı zamanda potansiyel uygulama partnerlerine odaklanmıştır. Bu sürecin sonunda IBM'in RPA with Automation Anywhere çözümü, 32bit de uygulama partneri seçilmiştir.  Ayrıca ilk değerlendirmelere göre RPA projelerinde en kritik başarı faktörünün uygulama, dolayısıyla da uygulama partneri olduğu ortaya çıkmıştır. RPA süitlerinin hepsi kendilerine has özelliklere sahip olsa da RPA çözümlerinin teknik özellikleri çoğunlukla geliştirme tarafındakileri ilgilendirmektedir. O yüzden müşteri açısından, seçtikleri RPA uygulama partneri geliştirme kalitesini ve kurulum süresini belirleyici olacaktır. 32Bit Türkiye'de RPA'ya özgü insan kaynağına yatırım yapan ilk şirketlerdendir ve çok büyük kurumlarda RPA uygulamaları gerçekleştirme konusunda ciddi deneyim sahibidir. Bu özelliklerine iş süreçleri otomasyonundaki başarılı geçmişi de eklendiğinde 32bit Pegasus'un ilk RPA projesini uygulamak için en uygun seçim olmuştur. 

Pegasus bünyesinde RPA girişimleri İş Çözümleri tarafından yönetilmiş, ilk proje de şirketin finans departmanında uygulanmıştır. Bu ilk projede robot Pegasus’un çalıştığı en büyük beş bankadan (işlem hacmine göre)  gelen ekstreleri e-posta gelen kutusundan muhasebe yazılımı Logo'ya transfer etmiş, ve otomatik olarak ekstrelerin muhasebeleştirilmesi sürecini yürütmüştür. Elde edilen operasyonel kazanım günde 5 iş saat olmuştur. 

İlk sürecin RPA'ya taşınmasındaki başarı, arkasından gelen projeler için bir örnek teşkil etmiş ve hızlandırıcı görevi görmüştür. Ama daha fazla süreci taşımadan önce İş Çözümleri iki önemli adım atmıştır. İlk ve en önemlisi, şirket içinde RPA lansmanı için farkındalık oluşturma aktivitelerinin düzenlenmesidir. İş Çözümleri, kullanım senaryolarını göstermek için canlı ve animasyonlu videolar hazırlamıştır. Robota isim bulmak için bir kampanya düzenlenmiş, Pegasus ve Robot kelimelerini birleştiren PERO ismi kazanan olmuştur. PERO bir kimlik kazanmış ve meslektaş gibi konumlandırılmıştır. Tüm birimlere proje hakkında bilgi verilmiş, 40'tan fazla çalışanın katılımıyla daha fazla kullanım senaryosu bulabilmek için atölye çalışmaları düzenlenmiştir.  İkinci önemli adım ise taşınacak süreçlerin sıfırdan analiz edilmesi, süreç haritalarının ve süreçler arası akış şemalarının yeniden değerlendirilmesi olmuştur. Bu iki adım RPA kurulumuna ilişkin olumlu farkındalığın hemen oluşmasını sağlamış, RPA'nın diğer iş kollarında benimsenmesini kolaylaştıran güçlü bir temel oluşturmuştur. 

İş Çözümleri, Pegasus bünyesinde RPA projesinin yönetişiminden sorumludur. Her bir iş çözümü grubu, kendi grubu içinde olası kullanım senaryolarını belirlemekte, süreçleri analiz etmekte ve bu çalışmayı İş Çözümleri'ne sunmaktadır. Bu ön aşamanın arkasından gelen altı adımlı bir süreçle birlikte süreçlerin robota taşınması tamamlanmaktadır. 

Pegasus şu anda RPA süreçlerinin çoğunun geliştirme ve yönetimi görevini 32bit'e vermiştir. 32bit bu RPA projelerinin geliştirilmesi, testi ve kurulumunu yönetmekte,

Pegasus tarafından seçilen ve önceliklendirilen süreçlere ilişkin destek sunmaktadır. 

Sonuçlar

Pegasus'un halihazırda robotlara taşınmış 22 süreci bulunmaktadır; devam eden projeler tamamlandığında bu sayı 40'ı aşacaktır. 

Robotun kurulumuyla birlikte Pegasus'un BT ortamı tek başına veya köprü olarak kullanılabilen bir bileşen daha kazanmıştır. Önceden operasyonel iş süreçlerine harcanan çaba ve zaman, katma değeri daha yüksek faaliyetlere aktarılmıştır.

Pegasus, birçok sürecini RPA'ya taşıyarak aşağıdaki iş faydalarını sağlamıştır:

• RPA uygulamasını takip eden 14 ayda, 7 FTE’lik iş gücünün katma değerli farklı iş süreçlerine yönlendirilmesi ve gündelik ve tekrar eden görevlerin azaltılmasıyla birlikte çalışan memnuniyetinin artırılması 
• İş süreçlerinin iyileştirilmesi, veri bütünlüğünün ve tutarlılığının önemli ölçüde artırılması (ör. faturaların hızlı ve hatasız muhasebeleştirilmesi) 

Pegasus, bir sonraki stratejik adım olarak daha entegre süreçlerde chatbotlar kullanmak için RPA girişimlerini yapay zekayla birleştirmeyi ve yapay zekâ destekli OCR teknolojilerini kullanmayı hedeflemektedir. Pegasus uçtan uca iş süreçlerini de otomatikleştirmeyi hedeflemektedir.